Innover grâce à une gestion de projet réussie

Article écrit par Vincent Galand (Business Analyst)

Après un stage de fin d’études en opérations chez Selency, marketplace spécialisé dans les meubles de seconde main, j’ai voulu relever un challenge plus technique en rejoignant une équipe Business Intelligence. 

J’ai donc rejoint Alexandre Engasser et son équipe Data & Performance chez Everoad en Septembre 2018 avec pour objectif de travailler sur des problématiques analytiques autour de l’équipe opérations. 

A cette époque, Everoad, anciennement Convargo, est encore une “jeune pousse”.  Elle qui a pour ambition de révolutionner le transport routier de marchandises en apportant de la technologie et de l’efficacité opérationnelle à un vieux métier : celui de commissionnaire de transport.

Quand j’ai rejoint l’entreprise, le poste était encore assez indéfini mais, paradoxalement, j’étais convaincu de la pertinence de ma future mission. Je mesurais l’étendue des possibilités que suggérait la complexité des opérations combinée au monde de la donnée. Si j’étais effrayé à l’idée de ne pas maîtriser SQL ou Python, je me suis vite rendu compte qu’une start-up post Série A a bien plus besoin de couteaux suisses, prêt à mettre les mains dans le cambouis, que d’ingénieurs chevronnés.

Dès mon premier jour j’ai su que j’allais devoir m’attaquer à un sujet plus que costaud : celui des incidents. La notion d’incident est assez large dans le transport mais couvre globalement l’ensemble des situations où les opérationnels doivent intervenir : retard, problème au chargement, contact injoignable, palettes manquantes etc..

L’objectif globale d’Everoad est de réduire ses incidents pour éviter de faire grossir son équipe opérationnelle en même temps que son activité. En somme assurer la scalabilité de nos équipes et de notre modèle digital. 

Et aujourd’hui, 15 mois après mon entrée chez Everoad, ce sujet occupe toujours une grosse partie de mes journées. Le travail présenté ici n’est autre qu’un outil très simple qui permet d’alerter sur  une situation à risque sur un transport que nous opérons et d’agir en amont de celui-ci. 

Mon travail s’est donc déroulé en quatre étapes

  • Compréhension et étude des différentes poches de transport les plus à risques
  • Implémentation d’une solution technique visant à identifier les offres à risque en amont du jour de chargement
  • Mise en place de cette solution dans les équipes opérationnelles avec la création d’une partie gestion en amont dans notre équipe gestion de flux
  • Amélioration de la pertinence de l’outil avec de la data science

Plus d’un an après la sortie de l’outil, cet article se veut être un résumé de bonnes pratiques de management de projet et de conduite du changement auprès d’une équipe Opérations de 30 personnes dans une industrie très traditionnelle.

1. Une vision claire du “pourquoi cet outil, pourquoi ce projet” 

Pour mener à bien un projet de cette envergure il est nécessaire d’avoir l’appui de la direction, du management et du middle management. Il faut expliquer aux équipes à quoi sert l’outil et dans quelle démarche il s’inscrit.

2. Un responsable clair, identifié de tous et réactif

Rien n’est plus frustrant pour un opérationnel que de ne pas savoir à qui s’adresser quand il a un problème concernant l’outil. Le responsable de projet doit être présenté à tous, présent sur le terrain pour accompagner les équipes et le plus proactif possible. Il doit dédier une partie de son temps à résoudre les différents bugs et à ne pas faire attendre ses utilisateurs en cas d’interrogation. 

3. Impliquer l’ensemble des équipes

Il est quasiment impossible de faire adopter l’outil sans une très forte présence “terrain”. L’owner de l’outil se doit de consacrer une part non négligeable de ses journées à comprendre le travail des équipes, à questionner leur utilisation de l’outil et à récolter de nombreux feedbacks pour l’améliorer. 

Le management directif est très loin d’être suffisant, il est plutôt conseillé de suivre l’activité des équipes avec un tableau de suivi facile d’accès et facile de compréhension. 

Afin d’impliquer encore plus les équipes, il peut être intéressant de désigner un sous chef de projet à l’intérieur de l’équipe. Il/elle se sent alors encore plus concerné, et devient un véritable relai au sein dans l’adoption de l’innovation. 

4. Adapter l’outil à leur besoin

Il n’y a rien de pire que de construire quelque chose éloigné des réalités “terrain” observées. L’écriture des specs de l’outil est fondamental afin d’être sûr que ce dernier répondra à la volonté des équipes opérationnelles. 

Ceci étant dit la V1 parfaite n’existe pas, il est donc primordial de prioriser les fonctionnalités à incorporer dans l’outil afin de sortir un premier MVP (produit minimum viable) rapidement. Il sera toujours plus facile d’itérer rapidement avec une version utilisée que de rester bloqué dans la conception d’un outil. Chez Everoad, nous utilisons une matrice assez simple qui nous permet d’évaluer pour chaque feature envisagée l’impact métier / coût de travail.

5. Construire un suivi clair et fiable

Pendant la construction de l’outil il est très important de prendre du temps pour construire la revue de performance. Elle doit être intelligible, accessible à tous et documentée afin de donner de la visibilité aux utilisateurs. 

6. Construire un outil qui marche et qui n’est pas une usine à gaz

Maintenir un outil peut être extrêmement chronophage et devenir un casse tête au moment d’une éventuelle passation. Ainsi, pendant la construction de l’outil, nous réfléchissons toujours à sa scalabilité. 

Ne pas construire une “usine à gaz” permet aussi d’être réactif quand l’outil dysfonctionne et permet d’apporter une réponse rapide et efficace aux équipes. 

7. Construire une documentation précise

Que ce soit pour les utilisateurs finaux ou pour les analystes qui le maintiennent, il est impératif de documenter toutes les fonctionnalités ou les comportements attendus.

Le plus dur dans la documentation est de la maintenir dans le temps, et à chaque modification il est très important de mettre à jour la source de vérité qui joue un rôle très important à chaque nouvel onboarding dans les équipes.

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Chez Everoad, nous veillons depuis nos débuts à ce que la data nourrisse chacune de nos décisions. Cependant, il faut noter que nous évoluons dans une industrie traditionnelle dans laquelle l’humain joue un rôle prépondérant. Nous allions donc cette véritable culture de la donnée à une culture du transport très présente ce qui permet de produire des outils très innovants, qui sont adoptés par les équipes. Cela rend nos opérations plus fluides, notre produit plus performant et nos clients contents 🙂

Et parce que nous avons besoin des gens les plus talentueux pour réaliser nos ambitions, n’hésitez pas à nous contacter, nous recrutons 😉