4 manières de réduire les risques de non-conformité lors de l’utilisation d’une logistique tierce

Dans le secteur du transport routier de marchandise, il est important que les expéditeurs prennent en compte les risques de non-conformité lors de l’évaluation de leurs options 3PL (logistiques tierces partie).

Le risque de conformité est défini comme étant le risque de subir des pertes dues au non-respect des lois ou des réglementations. Dans le contexte du secteur TRM (transport routier de marchandises), les expéditeurs courent divers risques de non-conformité lorsqu’ils se fient aux transporteurs 3PL pour déplacer leurs marchandises.

Dans le monde du TRM, le risque de conformité pose de nombreux risques potentiels pour les expéditeurs :

– Perturbation de la chaîne d’approvisionnement

– Marchandise endommagée

– Vol ou perte de marchandise

– Appropriation illicite

Pour éviter de tels problèmes, Everoad a défini les mesures suivantes afin d’aider les expéditeurs à réduire leurs propres risques de non-conformité avec leurs associés 3PL et transitaires :
1. Soyez sélectif lorsque vous accueillez de nouveaux transporteurs dans votre réseau logistique

Il est important que l’expéditeur fasse les vérifications nécessaires afin de s’assurer des antécédents des transporteurs 3PL. Peu importe si ce contrôle est intégré directement dans les équipes logistiques des expéditeurs ou effectué par un fournisseur de service de confiance ; les risques de conformité peuvent être réduits au minimum en :

– Veillant à ce que les transporteurs disposent des documents nécessaires pour transporter des marchandises en Europe (formulaires d’enregistrement, permis de transport).

– Demandant aux transporteurs européens d’envoyer leurs documents ‘Professional Liability Insurance for Carriage of Goods’

– Vérifiant que les affréteurs répondent à toutes les exigences nécessaires afin de pouvoir coordonner les activités de fret. 

Qu’ils interagissent directement avec leurs transporteurs 3PL ou par l’intermédiaire d’un transitaire de marchandises, les expéditeurs doivent avoir pleinement confiance en leur 3PL.

2. Vérification approfondie des transporteurs débutant dans l’entreprise pendant le processus d’intégration 

Chaque expéditeur ou transitaire aura un processus d’intégration pour évaluer et intégrer les transporteurs débutant dans l’entreprise. Cette intégration est le moment idéal où les expéditeurs pourront communiquer de façon claire les normes réglementaires déjà acquises par les employés présents dans l’entreprise. Cela permettrait donc de réduire les défauts de conformité et de préparer chaque accédant à suivre les protocoles et normes élevées. 

Les expéditeurs peuvent également demander aux contacts 3PL lorsqu’ils sont intégrés de :

Vérifier leurs identités et leurs autorisations pour s’assurer qu’ils sont des représentants du transporteur

Signer un contrat de service entre l’expéditeur et le transporteur indiquant d’une part leur partenariat et d’autre part le règlement qui doit être respecté.

Pour conclure, en prenant le temps de s’assurer des antécédents d’honnêteté et professionnalisme des transporteurs, les expéditeurs garantiront la conformité des nouveaux employés. 

3. Veiller à ce que de bonnes procédures soient mises en place pour évaluer la sécurité des transporteurs

Une approche efficace pour réduire les risques de non-conformité consiste à analyser les incidents des transporteurs au fil du temps. Pour que cela soit possible, il est important que les expéditeurs établissent des procédures de déclaration fiables telles que :

– Numérisation des dossiers afin de faciliter l’accès et l’analyse des données

– Vérifier l’intégralité de l’historique des transporteurs 3PL

– Faire le rapport de divers incidents tels que le retard ou les annulations.

Le fait d’avoir de bonnes normes de sécurité est également une bonne indication pour distinguer les transporteurs à faible risque de conformité. Les expéditeurs peuvent demander aux transporteurs leurs normes de sécurité internes pour différencier les transporteurs ayant différents niveaux de risque de conformité.

4. Avoir un processus d’évaluation fiable pour les transporteurs actifs

Bien qu’il soit important pour les expéditeurs d’avoir des attentes élevées pour les nouveaux transporteurs, il est aussi important de s’assurer que les transporteurs actifs continuent de fournir un service de bonne qualité.

Un processus d’évaluation solide est essentiel pour s’assurer que les transporteurs continuent de se conformer à des normes élevées. Les expéditeurs doivent se demander : 

Quelles mesures sont utilisées pour évaluer la performance des 3PL ?

Celles-ci peuvent inclure le nombre et le type de charges prises, l’automatisation et le nombre d’incidents tels que les annulations et la ponctualité.

À quelle fréquence la performance des transporteurs est-elle analysée ?

Cette analyse, si faites assez régulièrement peut avoir une grande influence sur la réduction du risque de conformité en permettant d’identifier les transporteurs les moins fiables. La fréquence recommandée est d’un examen par transporteur par mois.

Comment réprimander les transporteurs faisant prendre des risques à la société ?

Différents niveaux d’action peuvent être effectués en fonction des différents niveaux de performances des transporteurs. Les actions peuvent aller de simples avertissements à la fin du contrat. Il est important de déterminer quel type d’action serait plus efficace selon la performance du transporteur.

Les incidents répétés de retard, les violations de sécurité et les cas de fret endommagé sont révélateurs d’actions à mener. Il est important que les expéditeurs soient intransigeant sur de tels fautes en particulier si elles sont répétitives. Il faut également se méfier de cas où la qualité du travail diminue avec le temps d’où les contrôles mensuels avec les collaborateurs.

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